FAQ

Notion is één flexibele werkruimte die zowat alles kan bevatten waarop een bedrijf draait: notities, taken, projecten, klantgegevens, contentplanning, dashboards. Zie het minder als een app en meer als een set digitale bouwblokken: in plaats van één rigide tool die jou zijn manier van werken oplegt, bouw je de ruimtes die je echt nodig hebt en verbind je ze met elkaar. Net die flexibiliteit maakt het zo krachtig, en dat is ook waarom een lege Notion verlammend kan aanvoelen. Daar kom ik in beeld.

Omdat het de warboel van tools vervangt waar de meeste solopreneurs zich mee behelpen (de notitie-app, de spreadsheet, de post-its, de mailbox die dienstdoet als takenlijst) door één plek waar alles met elkaar praat. Je klanten, je taken, je content en je cijfers kunnen eindelijk naast elkaar leven in plaats van in vijf losgekoppelde silo's. Het groeit met je mee, het is betaalbaar, en het plooit zich naar hoe jouw brein werkt in plaats van je in andermans template te duwen.

Als ik "systeem" zeg, bedoel ik geen app of tool. Ik bedoel een functie: iets wat je bedrijf moet kunnen doen zodat het blijft draaien zonder dat jij elke draad in je hoofd houdt. De tool is gewoon waar het systeem leeft.

Elke solopreneur draait op dezelfde handvol systemen, of ze die nu bewust gebouwd hebben of niet: hoe je ideeën vastlegt zodat ze niet verdwijnen voor de lunch, hoe je weet waar je vandaag écht aan moet werken, hoe je bijhoudt wie je nog geld verschuldigd is, en hoe je een nieuwe aanvraag helemaal tot een afgewerkt, opgeleverd project brengt zonder telkens de stappen opnieuw uit te vinden.

Wat ik voor klanten heb gebouwd:

• Voor een reisplanner: een dashboard waar haar taken eindelijk overzichtelijk staan, en waar ze nieuwe klanten, nieuwe reizen en tijdregistratie kan toevoegen zonder dat het hele ding instort.
• Voor een restaurantuitbater: een HR-opzet op maat met verlof- en overurenbeheer, contractbeheer, en een kader voor evaluatiegesprekken.
• Voor de eigenaar van een studentenhuis: een semi-geautomatiseerde flow om contracten te tekenen, gegevens van huurders bij te houden en betalingsherinneringen te versturen.

Wat ik voor mezelf heb gebouwd:

• Een client hub die alle opleveringen, details en projectcommunicatie op één plek houdt.
• Een capture-systeem zodat ideeën ergens landen in plaats van te vertrouwen op mijn geheugen.
• Een wekelijkse planningsflow die me op koers houdt, met ruimte voor flexibiliteit.
• Een geld-en-capaciteitssysteem, zodat ik rustig ja of nee kan zeggen in plaats van me te over- of onderverbinden.
• Een content-dashboard dat werkt op de dagen dat ik moe ben, niet alleen als ik vol motivatie zit.

Ik werk met coaches, consultants en (online) dienstverleners, mensen die briljant zijn in hun eigenlijke werk, maar van wie de backend aan zijn breekpunt zit. Je draait op klanten, content, opvolging en uitvoering, en op dit moment wordt dat allemaal bij elkaar gehouden door je geheugen en lichte paniek.

Dit is waarschijnlijk niets voor jou als je iemand zoekt om je mailbox dagelijks te beheren, of als je stap-voor-stap hulp nodig hebt bij de basis, zoals een programma installeren of een account aanmaken. Ik bouw de systemen, maar jij bent degene die erin gaat werken, dus een basisbegrip van alledaagse tools is wél een vereiste.

Hangt ervan af wat je bedoelt. Als je bedoelt dat je Notion niet kent, niet zeker weet hoe dingen samenhangen, en de backend je "ugh" doet zeggen: ja, absoluut, daar gaat het juist over. Je hoeft de tools niet tot in de puntjes te begrijpen. Dat is aan mij.

Als je bedoelt dat ik je moet begeleiden bij het installeren van een app of het vinden van je downloadmap, dan ben ik waarschijnlijk niet de juiste persoon, en dat zeg ik liever nu dan halverwege. Maar als je je eigen e-mail kunt beheren en je op de een of andere manier kunt redden in een nieuwe app wanneer het moet, dan zit je precies goed.

Alsjeblieft niet. De rommel is de informatie. Het half afgewerkte dashboard, de spreadsheet die je in maart niet meer hebt bijgewerkt, de elf browsertabbladen die je niet durft te sluiten: zo zie ik net precies waar de wrijving zit. Ik heb nog geen backend ontmoet die me shockeerde, en ik ben hier niet om te oordelen over hoe je het tot nu toe hebt gered.

Het begint met een kennismakingsgesprek (gratis, 30 minuten) waarin jij me vertelt waar het wringt, en ik jou vertel wat er mogelijk is. Daarna denk ik er in alle rust over na en stuur ik je een voorstel met wat erin zit, wat niet, en een vaste prijs. Zeg je ja, dan duik ik in hoe jij werkt, zodat ik niet blind bouw, en bouw ik het systeem van begin tot eind in Notion, gekoppeld aan de andere tools die je al gebruikt. We lopen het samen door in een walkthrough en je krijgt een handleiding mee. Daarna gebruik je het in je echte werkweek, en volgt er één bijsturingsronde voor wat nog niet klopt.

Dat hangt af van wat we bouwen: van enkele dagen voor een afgebakend stuk tot een paar weken voor een volledig systeem. Altijd een gerichte opdracht, geen project dat maandenlang aansleept en stilletjes doodbloedt. De verwachte doorlooptijd staat vooraf in je voorstel, zodat je weet wat je krijgt nog voor je een cent uitgeeft.

Notion is meestal de thuisbasis, maar jouw tools zijn jouw tools. Ben je gehecht aan een boekingstool, een e-mailplatform, of iets wat verplicht is in jouw vakgebied? Dan bouw ik eromheen en verbind ik de stukken zodat alles eindelijk met elkaar praat. Het doel is een backend die bij jou past, geen gedwongen verhuizing naar mijn favoriete app.

Nee. Een template is andermans brein, en jij moet dat van jou eromheen plooien. Ik bouw rond hoe jij werkt, inclusief de chaotische dagen, de weken met weinig capaciteit, en de taken die je altijd zult willen overslaan. Een systeem gebouwd voor jouw brein houdt met dat alles rekening.

Omdat de meeste systemen alleen op je beste dag werken, en je beste dag is niet je gemiddelde dag. Ik bouw voor de dagen dat je moe bent: eenvoudig genoeg om te onderhouden als je op je tandvlees loopt, stevig genoeg om op te leunen als je een week vrij neemt. Na de oplevering gebruik je het systeem in je echte werkweek, en volgt er één bijsturingsronde, zodat de stukken die niet passen gefixt worden in plaats van stilletjes opgegeven.

Daar focust mijn ontwerp juist op. Een systeem dat je niet gebruikt is namelijk volstrekt nutteloos. Ik hou het dagelijkse bewust licht, automatiseer wat je brein niet hoeft te onthouden, en documenteer de rest, zodat je op een mistige maandag de draad zo weer terugvindt.

Je hebt dan een systeem dat je begrijpt, plus een handleiding die je echt kunt volgen. Een maand lang kun je met gebruiksvragen bij me terecht. Daarna ben je uitgerust om het zelf te runnen, maar ik verdwijn niet: wil je een uitbreiding of tune-up naarmate je bedrijf groeit, dan maak ik daar een nieuw voorstel voor. Je blijft niet achter met een black box.

De prijs hangt af van hoeveel we fixen. Tijdens het kennismakingsgesprek noem ik nog geen bedrag: daarna denk ik er in alle rust over na en stuur ik je een voorstel met een vaste prijs. Wat ik je wél kan zeggen: het doel is dat je uren van je week terugwint en dat er geen klanten of geld meer verloren gaan door een rommelige backend. Is geld de doorslaggevende factor? Zeg dat dan tijdens het gesprek, en ik ben eerlijk met je over of het de moeite waard is voor waar jij nu staat.

Volledig op afstand. Ik werk in het Engels en het Nederlands, dus we doen het hele traject in de taal die voor jou het natuurlijkst aanvoelt. Ik zit in Leuven, België, dus ik deel ongeveer dezelfde tijdzone als de meeste van mijn Europese klanten.

Minder dan je vreest, meer dan nul. Ik heb een paar gerichte gesprekken nodig om te begrijpen hoe je werkt, je input op enkele beslismomenten, en een beetje aandacht tijdens de handleiding-walkthrough zodat het systeem echt landt. Ik doe het zware bouwwerk. Jij blijft in je zone of genius.

Terechte vraag, en die neem ik serieus. Ik krijg alleen toegang tot wat ik nodig heb om de build te doen, ik werk waar mogelijk binnen je eigen tools en accounts, en ik teken met plezier elke overeenkomst waar jij je goed bij voelt. Je bedrijfsgegevens blijven van jou.